Proses Administrasi Fakultas Dakwah dan Komunikasi Dikeluhkan Mahasiswa

alanbantik – Mendapatkan pelayanan yang baik dari tata usaha menjadi salah satu kebutuhan mahasiswa guna menunjang kelancaran administrasinya, tak terkecuali di Fakultas Dakwah dan Komunikasi (FDK) Universitas Islam Negeri (UIN) Alauddin Makassar. Namun, fakta di lapangan sedikit berbeda dengan harapan mahasiswa.

Proses pelayanan yang dianggap kurang memuaskan menjadi keresahan. Bagaimana tidak, beberapa mahasiswa yang melakukan administrasi di bagian tata usaha mengeluh khususnya saat melakukan pengurusan berkas.

Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi (FDK), rerata memiliki keluhan yang hampir sama terkait keterlambatan dan berkas yang tercecer, pelayanan staf yang kurang baik, dan website yang tidak di update.

Tim Alanbantik menelusuri berbagai kendala tersebut, dari data di lapangan, hal paling umum yang menjadi kendala adalah beberapa mahasiswa yang mengalami keterlambatan dan tercecernya sebagian berkas-berkasnya.

Andira, mahasiswi jurusan Pengembangan Masyarakat Islam (PMI) mengungkapkan bahwa proses pengumpulan berkas membutuhkan waktu yang cukup lama dan tak jarang berkas tersebut tercecer.

“Biasa berkas disana (tata usaha) toh tercecer, jadi kalo misalnya tercecer dicari ulang lagi. Kalo misalnya tidak ada, buat baru lagi. Jadi itu kayak lama lagi kalo mauki mengurus toh,” ungkapnya saat di temui Kamis, 8 September 2022.

Lebih lanjut, ia mengeluhkan kurang updatenya website pengurusan berkas yang berdampak pada keterlambatan informasi yang diterima mahasiswa. Salah satu contoh kasus yang ia alami adalah saat mengurus administrasi ujian proposal, keterlambatan informasi pada situs website berdampak pada kurangnya persiapan untuk menghadapi ujian proposalnya.

“Iya, kalo misalnya kan ini saya sedang mengurus proposal, jadi biasanya itu kalo kita liat di aplikasinya belum ada tapi ternyata ada di atas. Terus ini biasa kayak lamaki toh tau SK nya bilang sudah keluar atau belum. Jadi itu yang biasanya kalau lama kita tau kayak lambatki juga ujianta, lambat kita tau, lambatki belajar, ternyata adami keluar toh. Kalo saya sih menghambat,” lanjutnya.

Disisi lain, Nur Annisa (mahasiswi alumni) mengungkapkan salah satu faktor yang dianggap menjadi penyebab hilangnya berkas adalah keranjang berkas dengan label nama jurusan di tiap keranjang, sekarang sudah tidak terurus akibat terlalu banyak berkas yang menumpuk.

“Kalo saya toh, ada mungkin biasa juga karena tercecer. Mungkin apadi, banyak sekalimi berkas toh. Jadi pernah juga berkasku tercecer ia. Nah, itumi dulu toh ini bagusnya dulu keranjang masing-masing ada jurusannya. Kayak misalnya keranjang untuk KPI, jurnalistik, IKOM. Tapi sekarang tergabung-gabungmi. Mungkin karena itu terlalu banyak berkasmi, bingung mi juga staf. Kayak yang penting mahasiswa mami cari di keranjang mana,” jelasnya pada Jumat, 9 September 2022.

Ia juga mengatakan berkas keluar paling lambat satu minggu terhitung dari waktu pengumpulan berkas. “Tergantung sih, kalo misalnya SK mungkin biasa 4 hari, satu Minggu sih paling lama,” tuturnya.

Bagi sebagian mahasiswa, saat melakukan administrasi alangkah baiknya di lakukan di pagi hari saat mood staf masih bagus.

“Jadi kalo pengurusan baiknya pagi karena moodnya baik dari dosen dari staf juga itu lebih aman di banding siang harinya,” ucap seorang mahasiswa (tidak ingin di ketahui namanya).

Salah seorang mahasiswa juga mengakui keterlambatan berkas tidak sepenuhnya menjadi kesalahan dari tata usaha, namun diakibatkan dari mahasiswa yang kurang memperhatikan kelengkapan berkasnya.

“Biasa dari staf, biasa juga dari mahasiswa. Kadang berkasnya tidak lengkap,” ucap Putri mahasiswi jurusan Manajemen Haji dan Umroh (MHU).

Tanggapan Kepala Sub Bagian (Kasubag)

Kepala Sub Bagian (Kasubag) Fakultas Dakwah dan Komunikasi (FDK), Warsidah menjelaskan bahwa keterlambatan berkas terjadi karna ada beberapa mahasiswa yang terkesan buru-buru tanpa mempertimbangkan berkas yang masuk ke pimpinan kadang tertinggal di meja akibat kesibukan dekan atau wakil dekan.

“Kadang ada juga mahasiswa begini baru peki masuk langsung mau di ambil, sekarang kalo masuk di pimpinan itu kadang kan pimpinan istilahnya rapat, biasa rapat hari ini itu kan pasti tertinggal berkasnya di mejanya biasa toh, biasa di wadek biasa juga di dekan,” ungkapnya saat di temui di ruangannya pada Kamis, 15 September 2022.

Lebih lanjut, Warsidah mengatakan bahwa mengenai persuratan itu kolektif, adapun mahasiswa yang menyalahi aturan tidak dikolektifkan.

“Begini, itu kan surat kita kolektif. Masuk disitu kecuali ada beberapa itu yang langsung kesini untuk melakukan pengesahan. Kemudian di lihat dari mahasiswanya yang bawa toh, jadi kalo dia masih gondrong-gondrong kita tidak kolektifkan masih menghadap toh,” jelasnya lebih lanjut.

Dalam wawancara tersebut, dia membantah tercecernya berkas akibat kelalaian staf namun tak lain karena beberapa mahasiswa mewakilkan pengambilan berkas teman-temannya tanpa sepengetahuan tata usaha. Ia juga menambahkan alasan difungsikannya keranjang untuk menyimpan berkas mahasiswa.

“Bukan tercecer, itu mahasiswa biasa ambil di sini kan biasa dalam satu map begini biasa terikutmi itu. Karna biasa di klip ji biasa juga tidak. Yang tidak di klip itu kadang terikut sama temannya. Keranjang itu, kenapa kita taro di keranjang karna biasa setelah di proses itu biasa mahasiswanya yang lama juga datang ambil,” ujarnya.

Warsidah juga menuturkan terkait pedoman pasti kelengkapan berkas mahasiswa saat mengurus sudah ada bahkan sudah di tempel, tapi sangat di sayangkan mahasiswa yang tidak bertanggungjawab merobek pedoman tersebut.

“Ada kita sudah tempel tapi mahasiswa sendiri yang robek,” tuturnya.

Penulis:
Nirwana Ulfah, Aswandi (Reporter Magang)
Editor:
Tim Redaksi